In vista delle prossime scadenze per la fatturazione elettronica b2b, occorre iniziare a predisporre le procedure interne e a preparare il personale in modo da essere in grado di adempiere con tempestività e precisione alle nuove disposizioni.
• Occorre, innanzitutto, scegliere il canale di trasmissione (Web-service, Porta di Dominio o FTP) e inviare la richiesta di accreditamento allo SDI. Ciò equivale a stipulare un Accordo di servizio con il Sistema di Interscambio. Per il canale PEC (Posta Elettronica Certificata) non è necessario alcun tipo di accreditamento preventivo. In tale fase occorre anche decidere quanti codici destinatario sia opportuno richiedere. Lo SDI attribuisce al richiedente i codici destinatario richiesti; tali codici (similmente al “codice univoco ufficio” delle PA) sono composti di 7 caratteri alfanumerici;
• Per le realtà economiche più strutturate è consigliabile procedere all’accreditamento ai servizi SDI (con attribuzione di uno o più codici destinatario) e dotarsi di strumenti software atti a dialogare con il Sistema stesso per l’emissione e ricevimento delle fatture elettroniche; si tratta di strutture informatiche in grado di inviare e ricevere i documenti dialogando direttamente con lo SDI al fine di gestire anche i diversi messaggi (ad esempio notifica di accettazione, notifica di decorrenza termini, notifica di rifiuto etc. etc.)
• Occorre comunicare i codici destinatario ai propri clienti e ai propri fornitori, chiedendo la comunicazione dei codici ai medesimi attribuiti, provvedendo conseguentemente a integrare le rispettive anagrafiche; riguardo alle modalità della comunicazione dei codici, è opportuno adottare la comunicazione a mezzo PEC;
• Inserire i codici destinatario sulla propria carta intestata, sul sito web, etc.;
• Verificare se nel tracciato XML delle fatture elettroniche possano essere inseriti dei campi opzionali che consentano di gestire informazioni di interesse del soggetto emittente e/o del soggetto destinatario, ed eventualmente implementare un sistema di controlli automatici degli stessi (ad esempio: in mancanza di uno degli elementi opzionali la fattura viene rifiutata automaticamente);
• Individuare le funzioni aziendali che avranno accesso al software di gestione delle fatture elettroniche e definire le attività ad esse demandate, anche in termini di accettazione/rifiuto delle fatture;
• Alla luce delle anomalie riscontrate sulle anagrafiche dei clienti in sede di predisposizione dello spesometro, è opportuno procedere alla bonifica di quei dati che, da un punto di vista fiscale, sono incompleti/errati e che, pertanto, potrebbero non superare il controllo sintattico dello SDI (ad esempio, codice fiscale / partita Iva errati).
